Agenda e Agendamentos

O recurso de Agenda do WhatsBotGPT permite que seu assistente virtual gerencie compromissos e agendamentos diretamente pelo WhatsApp, oferecendo uma experiência fluida para seus clientes marcarem horários com sua empresa.

Visão Geral do Recurso

Com a funcionalidade de Agenda, seu assistente pode:

Mostrar horários disponíveis para agendamentos
Confirmar compromissos com clientes
Enviar lembretes automáticos
Gerenciar cancelamentos e remarcações
Sincronizar com outros calendários (Google Calendar, Outlook, etc.)

Configurando a Agenda

Passo 1: Ativar o Recurso

Acesse o painel do WhatsBotGPT
Vá para Configurações > Recursos
Localize a opção Agenda e Agendamentos
Clique no botão de alternância para ativar
Clique em Salvar Alterações

Passo 2: Configurações Básicas

Horário de Funcionamento: Defina os dias e horários em que sua empresa atende
Duração Padrão: Tempo padrão para cada compromisso (ex: 30 minutos, 1 hora)
Intervalo entre Compromissos: Tempo de preparação entre um compromisso e outro
Antecedência Mínima: Quanto tempo antes um cliente pode agendar (ex: 2 horas, 1 dia)
Antecedência Máxima: Com quanto tempo de antecedência um cliente pode agendar (ex: 30 dias)

Clique em Salvar Configurações

Passo 3: Configurar Serviços

Os serviços são os tipos de compromissos que seus clientes podem agendar.

Clique em Salvar Serviço
Repita o processo para adicionar mais serviços

Passo 4: Configurar Profissionais (Opcional)

Se sua empresa tem vários profissionais que atendem os clientes:

Clique em Salvar Profissional

Passo 5: Configurar Lembretes

Os lembretes automáticos ajudam a reduzir faltas e atrasos:

Clique em Salvar Lembrete
Você pode adicionar múltiplos lembretes para cada agendamento

Integrando a Agenda ao seu Assistente

Para que seu assistente possa gerenciar agendamentos, você precisa configurá-lo adequadamente:

Passo 1: Habilitar a Integração

Acesse seu assistente
Vá para a aba Integrações
Localize Agenda e Agendamentos
Clique em Ativar Integração

Passo 2: Personalizar as Mensagens

Oferta de Agendamento: Como o assistente oferecerá a opção de agendar
Confirmação: Mensagem após agendamento bem-sucedido
Cancelamento: Resposta quando um cliente cancela
Remarcação: Processo para remarcar um compromisso

Clique em Salvar Mensagens

Passo 3: Configurar Gatilhos

Os gatilhos determinam quando seu assistente deve oferecer agendamentos:

Palavras-chave: Termos que ativam a oferta de agendamento (ex: "agendar", "marcar", "horário")
Contexto: Em quais situações o assistente deve sugerir agendamento
Proatividade: Se o assistente deve oferecer agendamento proativamente

Clique em Salvar Gatilhos

Como Funciona para o Cliente

Quando configurado corretamente, o processo de agendamento para o cliente é simples:

O cliente inicia uma conversa com seu número de WhatsApp
Durante a conversa, o cliente expressa interesse em agendar (ou o assistente oferece proativamente)
O assistente apresenta os serviços disponíveis
Após a escolha do serviço, o assistente mostra os dias disponíveis
O cliente seleciona o dia desejado
O assistente apresenta os horários disponíveis naquele dia
O cliente escolhe o horário
O assistente confirma o agendamento e envia um resumo
Lembretes são enviados automaticamente conforme configurado

Gerenciando a Agenda

Visualizando Compromissos

Serviço
Profissional
Status (confirmado, pendente, cancelado)
Período (dia, semana, mês)

Adicionando Compromissos Manualmente

Você também pode adicionar compromissos que não foram agendados pelo assistente:

No calendário, clique no dia e horário desejado
Preencha as informações do compromisso
Clique em Salvar Compromisso

Bloqueando Horários

Para períodos em que não haverá atendimento:

No calendário, clique em Bloquear Horário
Selecione o período que deseja bloquear
Adicione um motivo (opcional)
Escolha se é um bloqueio recorrente (semanal, mensal)
Clique em Salvar Bloqueio

Integrações com Outros Calendários

O WhatsBotGPT permite sincronizar sua agenda com outros sistemas de calendário:

Google Calendar

Bidirecional: Eventos são atualizados em ambos os sistemas
Apenas Exportar: Eventos do WhatsBotGPT são enviados para o Google
Apenas Importar: Eventos do Google são importados para o WhatsBotGPT

Microsoft Outlook

Vá para Configurações > Integrações
Clique em Conectar ao lado de Microsoft Outlook
Faça login com sua conta Microsoft
Autorize o acesso
Configure as opções de sincronização

Relatórios e Análises

Para acompanhar o desempenho do sistema de agendamentos:

Total de agendamentos por período
Taxa de comparecimento
Serviços mais populares
Horários de maior demanda
Taxa de cancelamento

Estes dados podem ajudar a otimizar sua disponibilidade e oferta de serviços.

Dicas para Uso Eficiente

Configure intervalos realistas entre compromissos para evitar atrasos
Personalize os lembretes para reduzir faltas
Revise regularmente os relatórios para identificar padrões e otimizar sua agenda
Treine seu assistente com exemplos de como lidar com pedidos específicos de agendamento
Ofereça opções de remarcação quando um horário desejado não estiver disponível

Solução de Problemas Comuns

Horários Indisponíveis Incorretamente

Se horários que deveriam estar disponíveis aparecem como ocupados:

Verifique se não há bloqueios de horário ativos
Confirme se o horário de funcionamento está configurado corretamente
Verifique se não há conflitos com outros compromissos

Clientes Não Recebem Lembretes

Se os lembretes não estão sendo enviados:

Confirme se os lembretes estão ativados
Verifique se o número do cliente está correto
Certifique-se de que a conexão do WhatsApp está ativa

Conflitos de Agendamento

Se ocorrerem agendamentos duplicados:

Verifique a configuração de intervalo entre compromissos
Confirme se a sincronização com outros calendários está funcionando corretamente
Verifique se múltiplos assistentes não estão oferecendo o mesmo horário simultaneamente

Para mais informações sobre recursos avançados de automação, consulte nossa página sobre Automações Avançadas.